| Filing Management for Operational Excellence
การจัดการและบริหารไฟล์ และเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ Duration: 1 Days. |
Overview and objectives
หลักสูตร Filing Management การจัดการและบริหารเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ…นับเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งในการทำงานยุคปัจจุบันเนื่องจากในแต่ละวัน การดำเนินงานไม่ว่าในภาครัฐหรือเอกชนมีเอกสารจำนวนมากในทุกกระบวนการ หากบุคลากรไม่สามารถจัดทำ ควบคุม จัดการ และบริหารงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้วย่อมก่อให้เกิดความไม่คล่องตัวในการทำงานเอกสารไม่ครบถ้วน ใช้เวลานานในการค้นหา เอกสารสูญหาย เอกสารซ้ำซ้อน มีปัญหาในการจัดเก็บ
และก่อให้เกิดปัญหาในการทำงานทั้งระบบในที่สุดหลักสูตรนี้ถูกจัดทำขึ้นเพื่อเสริมสร้าง พัฒนา และหล่อหลอมบุคลากรขององค์กรให้มีความรู้ความเข้าใจและมีทักษะในการจัดการงานเอกสารครบวงจรได้อย่างเป็นระบบเป็นขั้นตอนที่ถูกต้อง ทั้งการจัดทำ จัดเก็บ ค้นหาได้รวดเร็วเอกสารครบถ้วน ไม่สูญหาย มีประสิทธิภาพ เพื่อก่อให้เกิดผลสำเร็จในการทำงานสูงสุด นอกจากการฝึกอบรมจะครอบคลุมเนื้อหาที่จำเป็นในการบริหารจัดการงานเอกสาร ขั้นตอนต่างๆ ในการจัดการเอกสาร การจัดทำ เรียนรู้ระบบการจัดเก็บเอกสารเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดในการทำงาน ยังมีเนื้อหาเกี่ยวกับการแก้ไขปัญหาความไม่เป็นระบบ และมุ่งพัฒนาอุปนิสัยที่ถูกต้องในการจัดการเอกสารประจำวัน เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
Prerequisites
- Windows XP, Windows Vista, Windows8, Windows 10: Introduction
- Microsoft Office 2003, 2007, 2010
Course content:
| Topic 1 | การบริหารงานเอกสาร และการจัดเก็บเอกสาร |
- หลักการ และความสำคัญในการจัดการงานเอกสาร
- หลักการ วัตถุประสงค์ และประโยชน์ของ Document Management System ในโลกธุรกิจยุคใหม่
- ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับ การจัดเก็บเอกสาร
- วงจรชีวิตเอกสาร
- แนวคิดในการวางแผนจัดเก็บเอกสาร
- ขั้นตอนและเทคนิคในการจัดการงานเอกสารอย่างครบวงจร ตั้งแต่การจัดทำ การควบคุม การบริหาร และระบบการจัดเก็บเอกสาร (Paper & e-Document) อย่างมีประสิทธิภาพ
- การจัดการงานเอกสารและการขจัดปัญหาความไม่เป็นระบบ
- การสร้างอุปนิสัยที่ถูกต้องในการจัดการเอกสารอย่างเป็นระบบ
- 5 ส และประโยชน์ ของการจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ
- การสร้างมาตรฐานการจัดเก็บเอกสารในองค์กร ให้เป็นมาตรฐานเดียวกันอย่างมีประสิทธิภาพ
| Topic 2 | เทคโนโลยีจัดเก็บไฟล์ |
- การจัดระบบ Filing System เพื่อจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ ค้นหาง่าย และมีประสิทธิภาพ
(Paper & e-Document with document management) - ระบบ CLOUD
- ประโยชน์ของระบบคลาวด์
- ปัญหาของการจัดเก็บเอกสารด้วยคอมพิวเตอร์
- การจัดการแฟ้มเอกสาร
- ปัญหาการจัดเก็บเอกสารบนคอมพิวเตอร์
- เทคนิคและขั้นตอนในการจัดการไฟล์
- การพัฒนาระบบเอกสารในสำนักงาน E-Document
- แนวทางในการพัฒนาระบบเอกสารในสำนักงาน
- ประโยชน์จากการใช้ E-Document
- หลักการบริหารเอกสารระบบอัตโนมัติ
- TIP & TRICK การใช้โปรแกรมพื้นฐานในการจัดการไฟล์
| Topic 3 | Workshop ในการบริหารจัดการไฟล์ โดย Software ประจำเครื่อง |
Workshop
การบริหารจัดการ File และ Folder ด้วย ระบบปฏิบัติการ Window 7 – 11
- การออกแบบโครงสร้างในการสร้าง Folder การในการจัดเก็บเอกสารแบ่งตามประเภทงาน
- การกำหนดมาตรฐานในการออกแบบชื่อ File และ Folder เพื่อสะดวกในการค้นหา และติดตาม
- Tips การเปลี่ยนชื่อไฟล์พร้อมกันและจำนวนมากๆ ด้วยคำสั่งง่ายๆ ภายใน 1 นาที
- การค้นหาไฟล์ File & Folder ตามขนาดไฟล์ ประเภทของไฟล์ วันเวลาในการสร้าง และแก้ไขไฟล์
- การค้นหาไฟล์ ที่สูญหาย และกู้คืนกลับ
- การ Backup ข้อมูล เพื่อเป็นข้อมูลสำรอง
- การ Clear ข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกจาก Hard Disk เพื่อเก็บข้อมูลได้มากขึ้น และการประมวลผลได้เร็วยิ่งขึ้น
- การ Protect File และ Folder เพื่อป้องการเสียหายของข้อมูล
การบริหารจัดการ File และ Folder ด้วย Microsoft Word – Excel – OneNote
- การใช้งาน MS.Excel ในการสร้าง Index File สำหรับการเปิด ใข้ไฟล์งานได้สะดวกขึ้น
- การดึงไฟล์ภาพที่เป็นไฟล์ต้นฉบับออกจากเอกสารWord Excel PowerPoint
- การ ใช้ MS. PowerPoint ทำ Package Fileเพื่อรวบรวมไฟล์ภาพ เสียงวิดีโอฟอนต์ให้มาอยู่ใน Folderเดียวกัน
- การ ใช้ Microsoft OneNote ในการสร้าง Index File เพื่อการเปิดไฟล์ ที่สะดวกขึ้น
Course Features
- Lectures 0
- Quizzes 0
- Duration 50 hours
- Skill level All levels
- Language English
- Students 0
- Assessments Yes
